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lettre de relance des factures impayées

Une lettre de relance c’est quoi?

La lettre de relance est un courrier envoyé à votre client et qui vise à rappeler qu’une facture n’a pas été réglée.

Quand on sait que les factures impayées sont souvent à l’origine des problèmes de trésorerie des petites entreprises, il est important de faire le nécessaire vite et bien.

Voilà pourquoi, aujourd’hui, je mets à votre disposition un exemple de courrier ainsi qu’un modèle en format Word gratuitement.

À quel moment envoyer une lettre de relance?

quand envoyer une lettre de relance

Vous devrez commencer à relancer vos clients une fois la date d’échéance passée.

Cette procédure intervient souvent après une relance téléphonique qui permet d’entretenir des relations cordiales avec le client.  En effet, une facture impayée est souvent dû à un oubli ou à la perte de la facture et même parfois à un défaut de classement. Et souvent un simple rappel par téléphone règle le litige.

Cependant, il est important de comprendre que les problèmes financiers de votre clientèle ne doivent en aucun cas vous impacter.

Voilà pourquoi vous devez rappeler de manière ferme mais courtoise votre client.

Pensez à bien noter vos échanges avec vos clients en indiquant les dates, moyens de contact (téléphone, courrier…) ainsi qu’un petit résumé ( Le client s’excuse de cet oubli et règle dès aujourd’hui….)

Cette première lettre de relance n’est pas à envoyer en recommandé.

Restez prudent !

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Il convient de rester vigilant lors de vos échanges que ce soit par téléphone ou par écrit.

Évitez à tout prix les menaces et pressions trop appuyés. Ces pratiques n’auront pas l’effet escompté et même bien au contraire vous risquez de braquer votre client. Et alors,  ce dernier fera le maximum pour retarder encore le paiement.

Rédigez votre lettre de relance.

À ce stade la lettre de relance doit mentionner  :

  • les coordonnées complètes du client
  • la date ainsi que l’objet de votre courrier (éventuellement la facture en PJ)
  • le numéro de la facture et sa date d’émission
  • le montant de la facture
  • la date d’échéance de la facture
  • le montant des pénalités de retard ainsi que l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement pour les professionnels

La lettre de relance étant un courrier établi dans un contexte amiable et non pas judiciaire, le ton devra donc être courtois mais ferme.

Pensez indiquer le maximum d’informations, car n’oubliez pas que souvent les clients ne payent pas à cause d’une désorganisation administrative.

Vous trouverez ce dessous un exemple de lettre de relance :

lettre de relance1.png
lettre de relance2.png

Pour la lettre de relance au format PDF

pour la lettre de relance au format WORD

Et si le client ne paye toujours pas?

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Suite à l’envoi de la première lettre de relance généralement la facture est payée.

Mais si vous êtes face à un client récalcitrant, dans ce cas il faudra faire une seconde lettre de relance, plus ferme mais toujours courtoise et cette fois ci en recommandé avec accusé de réception.

Cette seconde lettre devra mentionner que si la facture reste encore impayée vous serez dans l’obligation de recourir à une société de recouvrement.

2eme lettre de relance1.png
2eme lettre de relance2.png

pour la 2ème lettre de relance au format PDF

Pour la 2ème lettre de relance au format WORD

lettre de relance des factures impayées

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