NL SECRETARIAT

Comment bien organiser son bureau

Avoir des dossiers éparpillés partout sur le bureau, des notes qui ne sont même plus d’actualité, plusieurs stylos qui ne fonctionnent plus et le pire… votre agenda perdu dans ce capharnaüm. Tout cela à de quoi vous énerver et surtout vous fait perdre du temps et nous savons tous que le temps est précieux. Vous voulez des conseils pour organiser votre bureau ?

Alors je vous donne dans cet article quelques conseils d’organisation simples et efficaces mais si ils sont suivis quotidiennement vous changera la vie.

Bureau rangé esprit tranquille !!!!

VIDER LE BUREAU

Pour organiser votre bureau il va falloir commencer par retirez tout ce qu’il y a sur le bureau à l’exception de votre ordi, souris, clavier…

Et là…. Vous allez vous rendre compte que finalement il est grand votre bureau 😉

pexels-photo-204611.jpeg

Maintenant commencez par trier : jetez les stylos qui ne fonctionne plus, les papiers de bonbons (oui oui je sais que vous mangez des bonbons 😊), les Post-it qui ne sont plus d’actualité, les brouillons et notes inutiles….

attention petit

Attention en cas de doute ne jetez pas vous verrez cela plus tard dans votre organisation.

NETTOYER

C’est le moment de sortir le chiffon et de faire un petit coup de propre 😊.

Basta le rond de la tasse à café ou les miettes de votre sandwich jambon beurre.

téléchargement (1).jpg

TRIER

Commencez par faire des tas de documents en les rangeant dans des boites ou des bannettes ; c’est pratique et fonctionnel, cela va vous permettre de gagner du temps et d’avoir une vue rapide de ce qu’il y a en attente !

Vous pourrez par exemple faire :

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est téléchargement-3.png.  une bannette : COURRIERS IMPORTANTS ( pour vos relevés de compte à faire en pointage, vos déclarations de CA ou de revenus…)

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est téléchargement-3.png.Une bannette :  Á TRAITER EN URGENCE (vos factures en attentes, relances…)

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est téléchargement-3.png.

Une bannette : Á TRAITER (vos courriers par exemple)

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est téléchargement-3.png.

Une bannette : Á CLASSER OU ARCHIVER (tout le reste qui ne sera plus utile dans l’immédiat mais qui doivent absolument être gardé).

Pour les papiers à archiver investir dans des classeurs ou des pochettes de différentes couleurs pour se repérer en un clin d’œil (vert pour les relevés de banques, rouge pour les factures, bleu pour les devis…) et classer bien vos documents par date !

Moi j’ai également une boite murale ou je mets les revues professionnelles ou personnelles que j’aime avoir à porté de main tout le temps.

eket-combinaison-rangement-murale-coloris-assortis__0478864_PE617885_S4

Á NOTER : gardez 15 mn de votre temps en fin de semaine pour remettre de l’ordre dans votre rangement et classement pour ne pas être de nouveau débordé.

JETER

On n’y pense pas au premier abord mais bien sûr l’indispensable à avoir …. la poubelle !!!

téléchargement (3).jpg

 Attention pour les papiers où figurent des mentions confidentielles un destructeur de documents est indispensable. Prévoyez un bon modèle car certains ne détruisent pas suffisamment les documents qui peuvent être assez facilement reconstitués…

A

fellowes_destructeur_m-6c_6_feuilles_t1304101379445A_153029009.jpg

RANGER LES FOURNITURES DE BUREAU

Maintenant passons aux fournitures de bureau : agrafeuse, trombones, scotch, colle et toute la papeterie comme les feuilles blanches ou les enveloppes…….

Vous avez deux possibilités pour bien organiser votre bureau:

1/soit vous avez des tiroirs dans votre bureau et l’essentiel est de se réserver un ou deux tiroirs pour les fournitures et la papeterie

téléchargement (4)

2/ou bien si vous n’en avez pas alors il faudra investir dans un caisson à roulettes par exemple. Cette seconde possibilité aura aussi l’avantage selon l’endroit où vous l’aurez disposé, de pouvoir accueillir votre imprimante !

téléchargement (5).jpg

Si vraiment cette installation n’est pas possible alors un petit meuble bien placé dans la pièce fera tout aussi bien l’affaire.

Quant à vos stylos qui doivent rester SUR le bureau (car oui même à l’air du 2.0) cela reste INDISPENSABLE ! achetez plusieurs pots et classez tout cela.

images (2).jpg

Un pot pour les crayons de couleurs ou feutres et surligneurs

le second pour les stylos et crayons à mine

et enfin un pour les ciseaux, colles, gommes…

Pour ma part j’ai un petit plateau avec 2 pots et des petits compartiments et je trouve cela très fonctionnel

téléchargement (6).jpg

DÉCORER

Fixez des étagères au mur et vous pourrez y déposer vos objets de déco fétiches, votre porte bonheur, ou vos lectures préférées ou même une photo de famille, laissez libre court à votre imagination car cette pièce est LA VOTRE donc faites-en un endroit propice à votre productivité et à votre bien être car l’un sans l’autre n’est pas compatible à long terme…

Quel beau bureau bien organisé ! L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est smileyt-clin-doeil-the-helpless-princess.jpg.

images (3).jpg

Il manque juste une touche de déco (mais pas trop).

Si vous aimez les fleurs alors parfait car elles permettraient d’être plus efficace.

Sinon une plante est également agréable et donne une touche de créativité.

LE CALENDRIER ET LE TABLEAU D’AFFICHAGE:

Pour avoir une vision rapide de votre semaine prévoyez un grand calendrier à accrocher au mur et bien entendu vous penserez à mettre à jour au fur et à mesure de vos rendez-vous.

Pourquoi pas également un tableau ou vous accrocherez vos post It et toutes vos notes afin de ne pas les perdre.

Voilà votre bureau est propre et organisé. C’est agréable non ?

ECLAIRAGE

Attention ne négligez pas l’éclairage naturel et artificiel. L’idéal est d’être de face ou de coté à une fenêtre mais pas de dos sinon vous aurez les reflets sur l’écran de votre PC. (Prévoyez également un store lorsque le soleil vous fera de l’œil).

photo-1530984794059-26f732e6b7ab.jpg

Bien sur la lumière naturelle ne pourra pas être l’unique source d’éclairage, il faudra donc prévoir d’investir dans une lampe de bureau de bonne qualité.

photo-1536405109642-06b8995d4c0f.jpg

Enfin si vous êtes porteur de lunette sachez qu’il existe maintenant le filtre « anti lumière bleu » pour protéger vos yeux. Pour les personnes qui eux n’ont pas de lunettes il existe dark Reader sur google qui vous aidera du mieux qu’il peut à diminuer les risques pour vos yeux.

FAUTEUIL DE BUREAU

Le fauteuil de bureau est à choisir avec minutie car il sera votre compagnon de bureau à temps plein. N’hésitez pas à aller en magasin et à en essayer plusieurs, pensez à votre dos qui vous remerciera 😉.

Si la disposition de votre bureau est bien organisée et que tout est à portée de main alors choisissez le à roulettes et qui tourne pour vous éviter les déplacements répétés et donc  un gain de temps.

Sonderangebot-computer-stuhl-b-rostuhl-kopfst-tze-mitarbeiter-haut-komfort-boss-high-back-liegestuhl-m-bel.jpg_640x640 (1).jpg

Pensez à AÉRER votre pièce aussi souvent que possible pour renouveler l’air et ainsi les bonnes énergies.

images (4).jpg

Une fois tout ce travail effectué à vous d’adopter de bonnes habitudes de travail pour ne plus jamais vous laisser déborder !

Classez au fur et à mesure est le maître mot !!!!! j’espère vous avoir aidé à organiser votre bureau

POUR ALLER PLUS LOIN

Si vous voulez aller plus loin dans votre organisation je vous invite à étudier la méthode 5S qui a été créée par les japonais dans les usines Toyota : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke et en français : Trier, Ranger, Nettoyer, Rendre évident et Être rigoureux. 

5S.png

CHAQUE CHOSE A SA PLACE

ET CHAQUE PLACE A SA CHOSE

Comment bien organiser son bureau

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to top
Share
Share